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    State organizzando un evento speciale?

    State organizzando un evento speciale come un incontro di vendita, una raccolta di fondi di beneficienza, una cena di premiazione, un pranzo di festa, uno spettacolo di moda, una fiera, una fiera del lavoro, una festa in occasione di una festività o un altro evento che implica l'utilizzo di una sala per riunioni o banchetti? Il nostro portale dedicato agli spazi per eventi vi consentirà di entrare in contatto con più di 50.000 hotel e luoghi di incontro per trovare il luogo ideale per il vostro evento speciale e il vostro budget. Dovete semplicemente compilare il breve modulo con le vostre esigenze e riceverete delle offerte su come svolgere il vostro evento nel migliore dei modi. I filtri avanzati sono utili e vi consentono di effettuare la ricerca in base al prezzo e numero di stelle. La funzione "Mappa Hotel" mostra hotel, spazi e tariffe su una mappa.

    Affitto di spazi per riunioni

    L'affitto di uno spazio per riunioni o funzioni è una tariffa applicata per l'utilizzo di quello spazio in un dato periodo di tempo. Alcuni luoghi potrebbero diminuire o addirittura rinunciare a questo affitto in base alle spese per cibo e bevande, servizi audiovisivi o garanzie per l'acquisto di camere per gli ospiti. Anche il vostro tempo necessario al "montaggio" e "smontaggio" (il numero di ore di cui avete bisogno prima e dopo l'evento per organizzare e riordinare lo spazio) può influenzare il prezzo. Se il vostro evento dura più di un giorno o lo spazio deve rimanere prenotato per 24 ore (non consentendo ai proprietari di venderlo per un altro evento mentre il vostro non è in corso), anche questo è un altro fattore che puà influenzare le spese di affitto.

    Tasse e importi

    Il noleggio di una sala riunioni, cibo e bevande, strumenti audiovisivi e camere per gli ospiti, è spesso soggetto a tasse e importi extra. Il noleggio di spazi per riunioni di solito è tassabile e spesso vengono applicate degli importi extra per il pagamento dei dipendenti che predisporranno gli spazi come da accordi. In caso di banchetti, spesso si fa riferimento al prezzo del menu come "plus plus", ovvero il prezzo è un importo x per persona, più le tasse, più il servizio. L'importo relativo al servizio per cibo e bevande deve essere pagato per coloro che serviranno i vostri ospiti. Gli importi per gli audiovisivi sono tassabili e anch'essi sono soggetti a importi extra per il servizio derivanti da tecnici specializzati che organizzeranno e supervisioneranno queste componenti per il vostro evento (in caso di richiesta di strumenti audiovisivi). Se utilizzerete la vostra attrezzatura audiovisiva personale, potrebbero esistere degli importi per la connessione (i quali talvolta possono essere negoziati). Se state organizzando una fiera, possono essere applicati degli importi per gli stand, in particolare nel caso di stand con tavoli in quanto la sede da voi scelta fornirà tavoli e biancheria. Le camere per gli ospiti sono soggette a tasse e talvolta anche a importi di tipo turistico e altro. Possono esistere costi aggiuntivi per servizi etra, come l'accesso a Internet o alla palestra. Alcuni hotel possono istituire una "resort fee", ovvero un importo addebitato sull'acquisto di ogni camera da letto, indipendentemente dal fatto che i servizi previsti da questo importo vengano utilizzati o meno. Questo importo potrebbe non essere negoziabile. Informatevi inoltre sugli eventuali costi per il parcheggio, se è possibile parcheggiare l'auto in autonomia, se bisogna affidarla a un custode o se è possibile scegliere tra queste due opzioni, e se vi sono degli sconti applicabili al vostro gruppo o evento.

    La precedente descrizione di costi, tasse e importi extra rappresenta un resoconto sommario dei principali elementi che incontrano gli organizzatori di eventi, ma non è in alcun modo una lista esaustiva. Alcuni importi potrebbero non essere applicabili al vostro evento a seconda delle attività e del luogo, mentre invece potrebbero essere applicati dei costi non indicati qui. Ogni hotel e sede di eventi è differente e applica i propri prezzi. Non dimenticate di chiedere sempre il prezzo totale e di farvi specificare le spese relative a tasse, importi etra e servizio, così da non avere sorprese. In questo modo potrete inoltre confrontare le offerte. Alcune sedi di eventi offrono del "valore aggiunto" (es. Internet gratuito, ecc.) che vi può fare risparmiare, oppure potrebbe trattarsi di elementi che non interessano il vostro evento. Il modo migliore per prendere una decisione informata consiste nell'avere informazioni trasparenti sui costi dell'evento, e il modo migliore per ottenerli consiste nel chiedere al vostro contatto presso ciascuna sede di informarvi su tutto in anticipo.

    Contatto diretto con il responsabile del vatering

    Per iniziare a trattare il vostro evento, controllate nel vostro account la presenza di risposte alla vostra richiesta. Dopo aver ricevuto delle offerte da hotel e sedi di eventi, sarete in grado di scegliere quelli di vostro interesse e continuare la corrispondenza in merito al vostro evento. Spesso avrete a che fare con un responsabile del catering o degli eventi. Questo contatto vi guiderà nel vostro evento e vi informerà sulle specifiche applicate dalla propria sede di eventi. Dopo aver effettuato una scelta, questa persona rappresenterà il vostro punto di riferimento durante la fase di contrattazione e pianificazione. Spesso questa persona è inoltre presente il giorno del vostro evento speciale, in occasione del quale sarete in contatto anche con il responabile del banchetto incaricato dello staff di servizio che si occuperà della logistica di quel giorno.

    Speriamo che il vostro evento sia un successo!

    Creare un evento memorabile in un ambiente caratterizzato da un servizio amichevole, è fondamentale. Diamo valore a tutti gli eventi dei nostri clienti e vogliamo offrire un'esperienza eccezionale. Se avete bisogno di assistenza durante qualsiasi fase del processo organizzativo, oppure volete comunicare la vostra opinione su un hotel, luogo o servizio, vi invitiamo a contattarci. Rimaniamo in attesa di rendere il vostro evento un successo.

    Trova lo spazio per riunioni ideale

    Con tutti i tipi di noleggio di sale per riunioni, il nostro portale dedicato vi aiuterà a organizzare e scegliere una struttura adatta alla vostra occasione. I tipi di strutture disponibili comprendono: Sala assemblee- ideale per incontri di lavoro formali, Aula- fornisce un confortevole ambiente per l'insegnamento, Teatro – ideale per presentazioni professionali, Sala a ferro di cavallo chiuso- ideale per riunioni con molte persone, e Sala a ferro di cavallo- consigliata per discussioni di gruppo, oltre a spazi per convention e banchetti. Sia che abbiate bisogno di uno spazio flessibile o efficiente, possiamo aiutarvi a trovare l'ambiente più adatto alle vostre esigenze. Struttura, dimensioni e altre caratteristiche in base alla disponibilità del luogo.


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